用對記帳工具 年省25萬


撰文者:林正文、郭莉芳

記帳的威力有多大?有對夫妻靠記帳1年省下25萬元,他們怎麼做到的?一起從記帳達人廖聖哲身上找答案。

雖然記帳為理財成功的第一步,但多數人提起它,卻總是搖頭,「記帳真麻煩,食衣住行樣樣要記,哪裡回想得了那麼多瑣事?」「天天記帳,支出卻愈來愈多,根本省不了錢!」任職於出版業的林美心,也曾經如此。

小檔案_廖聖哲+趙迨麟 [ 隱藏 ]

◎婚齡:5年

◎年齡:廖聖哲31歲水瓶座 趙迨麟31歲雙魚座

◎家庭成員:有一對雙胞胎兒女,3歲

◎現職:企劃、美術設計

◎年收入:約120萬元

◎婚後理財目標:

1. 降低負債(現在進行式) 

2. 3年後換屋(未來式)

但去年,她在朋友的推薦下,到「17Saving‧一起省」(http://www.17saving.com)網站下載了「2007電子記帳本」軟體,重新啟動記帳習慣。 「哇!這套軟體有夠Smart,簡直就是你的私人會計師。只要輸入消費金額,它就會自動幫你分類到不同的消費細項中,錢花到哪裡去?一目了然。你還可以設定各種消費類別的預算上限,只要你的消費金額快到警戒線,它還會自動跳出警示標記!」

家庭收支分配圖& 記帳成績單

林美心這才發現,「不是記帳麻煩,是沒找對工具」。她拋棄了傳統紙本、更跟EXCEL軟體說拜拜,到處跟人推薦這套軟體。「原來過去自己都在記流水帳,沒法把支出分類,當然省不了錢」。像她這樣的人,去年底以來已經有30萬人,她們搶著下載這套「2008電子記帳本」軟體,這還不含網友之間互相流傳的數量。

發明這套軟體的「記帳達人」廖聖哲,原本只想把自己設計的軟體放到網路上,交流記帳心得,沒想到卻廣受歡迎。而他自己也因為聰明的記帳法,年省25萬元,讓家庭財務撲滿年年長大,更將在3年內買下第2棟房子。

廖聖哲回憶這段無心插柳的經驗:「一切都是因為老婆懷了雙胞胎所致。」這對夫妻月薪加起來不過10萬元,但面對雙胞胎即將誕生,光想到未來的保母費、尿片、奶粉錢,家庭支出一定會「破表」,兩人於是想靠記帳「擠出更多錢來」。

過去,他們其實也有記帳的習慣,卻不得其法。後來,廖聖哲開始抓出問題,改善軟體功能,他發現一般人記帳都有兩個迷思:

迷思1 你還在記「迷糊帳」嗎

廖聖哲發現,以前用紙本記帳時,「記了帳卻省不了錢」,後來,他開始檢討記帳內容,這才發現自己只記消費總額,不記消費細項,家庭帳本就變成一本「迷糊帳」。例如:到大賣場採買生活用品,單次消費至少上千元,但只記錄「雜貨一袋1,000元」。

這樣一來,根本就無法將支出分門別類,進行第2步的分析,因此他們就善用軟體,讓每一筆支出都能清楚列出購買內容和金額。
迷思2 你只把帳記下來「不分析」嗎

記帳記帳,帳記下來只是第1步,最重要的是第2步:將帳目與理財目標結合,進行分析。藉由分析後的資料,對自己提出警戒訊號,才能有效管理現金流量。
換言之,你必須針對各類帳目,依照實際需求訂出預算,在電子帳簿上設定支出上限,讓這位私人會計師在關鍵時刻,對你提出警告。

例如,廖聖哲就將各類支出(占月薪)的比率訂為:伙食費11%、娛樂費2%、家用總開銷50%等,利用這套軟體,電腦會自動提醒你何時該節制消費。

 

綜合來看,廖聖哲的記帳軟體有6大功能:

1. 分類清楚,按表操課:

這套軟體的消費項目分成兩大類:固定支出、非固定支出,前者有15個細項,後者有10個細項,常見消費項目都設計在其中,你只要輸入金額就OK,不必再輸入文字敘述。

2.自動加總當月明細:

使用者每天只要花兩分鐘記錄消費金額,不同的消費細項就會自動加總到當月總表的支出明細中。不管哪一天,你打開電腦,都可以叫私人會計師端出你的當月累計消費細項總額。

自動加總當月明細

3.設定上限,事前提醒:

這套軟體可以針對每個消費細項設定預算上限,例如設定交通費每月上限5,000元,並約定於累計花費4,500元時開始每日提醒,就能夠發揮約束力,避免消費超過上限。

設定上限,事前提醒

4.大筆支出也能事先預告:

3月要繳保費、8月要繳註冊費、1月要準備過年紅包,不管是未來的哪一天要支出任何金額,你都可以事先輸入日期、支付明細與金額,並設定幾天前開始提醒「未來應付款」。

行事曆提醒

5.動態管理不同支付工具:

除了現金消費,信用卡也是常見的付款方式,但信用卡因為有延遲付款的功能,到底刷卡是該算成哪一天的消費呢?這套軟體可以依照每張信用卡的扣款日不同,分別記錄不同卡片的消費金額與扣款日期,且在餘額累計時,則會依照扣款日期扣除,讓戶頭餘額與實際支出一致。

動態管理不同支付工具

6.隨時查帳,一目了然:

這套軟體除了當月消費的分析統計外,也具有年度彙整功能。在年度總表中還可以進一步秀出各種消費分類的支出占比(區域圖或圓餅圖),不管何時想要查帳,都可以一目了然。

隨時查帳,一目了然

「趁年輕時省一點,就是希望自己可以比別人早點享福,」廖聖哲微笑地說。在薪水漲幅追不上物價漲幅的年代,廖聖哲夫妻卻可以靠著堅定的記帳執行力,嚴控消費支出,每月有效省下2萬元的開銷。足以顯見,只要你能精準記帳,理財就成功了一大半。當然,善用記帳軟體,也能事半功倍,讓記帳變成輕鬆事。

消費分類3部曲

消費細項該如何分類?WMTC財富管理培訓中心執行長曾志堯與普羅財經行銷部協理陳若雲做出以下建議。

1部曲 先歸納必要支出 與非必要支出兩大類

必要支出包括房貸、稅金、水費、電費、瓦斯費、伙食費、教育費等;非必要支出則是包括了娛樂、治裝費等。

2部曲 歸類

依照「食衣住行育樂」大項歸類,並訂出消費上限,將必要支出與非必要支出細項納入「食衣住行育樂」的個別歸納中,另闢「其他」類別來統計無法歸類的項目。

3部曲 檢討非必要支出

當透過記帳可以進一步掌握支出預算時,就可以檢討「非必要支出」中有哪些支出可以調整,修正消費習慣。

※3種支付工具效益評估表

不同的支付工具各有優缺點。信用卡雖具有延遲付款的好處,相對隱含了「誘發過度消費」的風險,因此廖聖哲夫妻還是寧願以現金來支付開銷。

「現金付帳讓你可以感覺到荷包正在縮水,物價上漲的威力也提醒你要更努力嚴控支出,」他的妻子趙迨麟說,透過記帳,她很清楚的知道2007年奶粉漲了4次,尿布漲了3次,而且本來2萬元的現金可以用25天,但是現在只能夠用18天。

 

1. 現金
優點
◎隨時支付
◎可使用場所最多
◎現金購物還可以殺價
◎明顯感受到資金用途
缺點
◎帶不夠錢,就無法當次消費

2. 信用卡
優點
◎可以延遲付款
◎享有紅利積點、現金回饋的優惠
◎功能性的加油卡、或百貨公司聯名卡,可以享有消費折扣優惠
◎提供高額動用額度,讓人容易過度消費
◎失卡有被盜刷風險
◎卡片過多不易管理
缺點
◎如果超過繳款期限,將增加滯納金、循環利息的支出

3金融簽帳(Debit)卡
優點
◎直接從銀行帳戶裡扣除,不用隨身攜帶現金
缺點
◎如果沒有立刻記帳,很容易忘記這筆花費
◎消費額度受帳戶餘額限制

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